Experții Deloitte au remarcat o tendință în controalele fiscale derulate în ultima perioadă la societăți care fac parte din grupuri, fie ele românești sau străine. Este vorba de cheltuielile refacturate sau prestate acestor societăți de la societatea-mamă sau societatea-fanion a grupului, care, de regulă, asigură anumite servicii suport la un nivel centralizat.

Astfel, cheltuielile cu serviciile facturate de acționari sunt tot mai des considerate nedeductibile la calculul impozitului pe profit în cadrul controalelor. Aceste cheltuieli sunt mai degrabă încadrate la capitolul „costuri ale acționarilor”, pe motiv că ar fi realizate în beneficiul acționarilor, și nu în cel al societății care beneficiază de respectivele servicii.

Așadar, modelul de gestionare a afacerilor specific grupurilor de companii, prin care se centralizează anumite funcții care apoi sunt refacturate către fiecare societate din grup, este în continuare pus sub semnul întrebării de către autoritățile fiscale. Este important de menționat faptul că nu sunt vizate doar companiile multinaționale, ci și cele locale care au filiale în țară sau peste hotare. În consecință, este o tendință care afectează inclusiv antreprenorii români care au dezvoltat un grup de firme și care, în interesul eficienței, apelează la sinergia rezultată din serviciile suport centralizate. Este vorba, desigur, de servicii din zona de consultanță strategică, management de proiect, tehnologia informației, resurse umane, asistență juridică etc. sau orice alte servicii suport care în general se pretează centralizării.

Costurile acționarilor sunt definite încă din prima variantă a Codului Fiscal, din 2003, și menținute și în varianta actuală, dar și în liniile directoare privind prețurile de transfer emise de Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (i.e. Ghidul OCDE). Ele reprezintă costurile de administrare, management, control, consultanță sau funcții similare care sunt deduse la nivel central sau regional prin intermediul societății-mamă. Acestea se referă la activități pe care societatea-mamă le desfășoară pentru propria activitate economică și mai puțin pentru beneficiul filialelor. În acest caz, filialele pot avea doar un beneficiu incidental, considerat nematerial.

Codul Fiscal prevede că nu poate fi cerută o remunerație pentru aceste activități doar în baza argumentului că sunt entități afiliate. Este nevoie și de alte argumente pentru a justifica facturarea acelor costuri, cum ar fi argumentul prestării efective a unui serviciu către filială.

În unele cazuri, abordarea de costuri ale acționarului ar putea fi justificată. Spre exemplu, dacă luăm în considerare costurile pentru pregătirea și auditarea situațiilor financiare ale filialei din România în conformitate cu principiile contabile din Statele Unite (i.e. US GAAP) sau cele internaționale (i.e. IFRS), aceste costuri ar putea fi considerate ale acționarilor, pe considerentul că se fac, în general, în beneficiul grupului.

Dacă însă vorbim de activități care au un efect pozitiv asupra activității din filială (de exemplu, bugetarea proiectelor, construirea unui sistem de urmărire a indicatorilor de performanță etc.), aceste costuri sunt evident în beneficiul societății și ele ar trebui să fie deductibile. Alte exemple includ costuri de recrutare, programe de pregătire a angajaților, consultanță privind politicile de remunerare, pregătirea de proceduri interne pentru siguranța și sănătatea angajaților etc. De asemenea, serviciile privind tehnologia informației, punerea la dispoziție de sisteme (i.e. servicii IT), serviciile privind comunicările interne/externe și cele suport în relații publice, serviciile de marketing (de exemplu, pregătirea de broșuri sau clipuri publicitare) sau asistența juridică (furnizarea unor modele de contracte) aduc valoare filialelor, deci pot fi considerate cheltuieli deductibile la nivelul acestora. 

Lucrurile se complică în Romania atunci când costurile acționarilor cuprind și cheltuieli suport. Separarea între costurile acționarilor și serviciile suport aferente este uneori dificilă și poate crea confuzie. De aceea, ar fi binevenită clarificarea acestei separări în legislația fiscală din România.

Legislația în domeniu a fost îmbunătățită gradual. Mai întâi, a fost eliminată cerința privind elementele obligatorii cuprinse în structura contractului ca document justificativ, iar, începând cu 2016, s-ar părea că s-a flexibilizat regula generală de deducere a cheltuielilor (cheltuieli realizate în scopul afacerii). Cu toate acestea, însă, mai sunt aspecte interpretabile care necesită clarificări, pentru a permite grupurilor de societăți să acționeze în lumina obiectivelor de sinergie, fără a se teme de consecințe fiscale negative.
În aceste condiții, este recomandabil ca orice model de centralizare a diverselor funcții administrative să fie însoțit de un plan de afaceri, de o procedură de lucru și de un sistem simplu și practic de documentare a tranzacțiilor. Astfel de bune practici scad riscul ca, în cadrul unei inspecții fiscale, cheltuielile respective să fie considerate nedeductibile și puse în categoria așa-ziselor costuri ale „acționarului”.