Anul 2021 a fost pentru mediul economic unul al surprizelor, un an în care schimbările au intervenit într-un ritm amețitor, obligând firmele să țină pasul cu toate aceste noutăți apărute de la o zi la alta. Mihaela Scărlătescu, Head of Legal and Compliance Director la Farmexim & Help Net, parte din PHOENIX Group, caracterizează 2021 ca fiind un an al lui Yin și Yang, cu valuri pandemice, cu relaxări, cu optimism, dar și cu frustrări cauzate de contextul acestei perioade. „A fost un an de tip roller coaster, cu multă adrenalină și impredictibilitate”, a punctat Mihaela Scărlătescu într-un interviu acordat In-House Legal, publicație din grupul ^BizLawyer.

Caruselul schimbărilor a avut un impact major asupra activității firmelor, care, pe lângă proiectele obișnuite pe care le-au avut de finalizat, au fost puse în situația de a găsi soluții noi menite să aducă business-ul în actualitate.

Echipa de juriști din cadrul Farmexim & Help Net nu a avut niciun moment de pauză pe parcursul anului trecut, pe masa de lucru a experților ajungând un număr important de mandate. „Proiectele au fost nenumărate. Au fost proiecte venite de la PHOENIX Group cu impact în digitalizare, automatizare și protecția datelor cu caracter personal. De asemenea, au fost proiecte de reorganizare și unificare a pilonilor societăților din grup la nivel național coroborat cu remodelarea departamentelor pentru adaptarea la realitatea din piața farma aflată într-o dinamică semnificativă”, a precizat Mihaela Scărlătescu.

Un moment extrem de important, „de cotitură”, pentru afacerea grupului în România l-a constituit demararea proiectului de „Pharma Services”, un proiect cu servicii all in one adresate producătorilor, iar munca din spatele acestui proiect a fost mai mult decât semnificativă și provocatoare din punct de vedere juridic.

De asemenea, un alt proiect gestionat în totalitate intern de echipa juridică a fost fuziunea Help Net cu cele 32 de unități Eco Farmacia cumpărate în 2020 și care s-a încheiat cu succes la 1 aprilie 2021. „Proiectul s-a derulat exclusiv cu echipa internă și a necesitat o alinere juridică, GDPR, IT Regulatory asemeni unui ceas elevețian, astfel încât termenul de deschidere al farmaciilor preluate să fie cât mai scurt”, a amintit directorul juridic al Farmexim & Help Net.

A fost o muncă de echipă în care mai multe departamente din companie au acționat împreună pentru a face față provocărilor juridice și de business care apar inevitabil în astfel de achiziții. Integrarea în Help Net a lanțului regional de farmacii Eco Farmacia este o parte importantă a planului de expansiune a afacerilor PHOENIX în România.

Provocările apărute au fost atât din punct de vedere juridic, cât și de business, dat fiind că preluarea unor farmacii, fie ea și „de drept” în temeiul legii societăților comerciale, tot poate da naștere unor sincope și difuncționalități în asigurarea continuității activității farmaciilor preluate prin fuziune pentru care sunt necesare: autorizațiile eliberate de Ministerul Sănătății, preluarea contractelor cu casele de asigurare de sănătate pentru asigurarea accesului pacienților la medicamente compensate.

„Și, deși legea spune clar că în cazul fuziunii, transferul (inclusiv al tuturor contractelor, autorizațiilor eliberate pe societatea absorbită) are loc automat, în realitate nu este așa. S-a muncit mult cu autoritățile: adrese, audiențe etc. În același timp, a fost o provocare realizarea inventarelor la data fuziunii, schimbarea caselor de marcat fiscale etc, astfel încât să se asigure un număr de zile care să tindă spre zero în care farmaciile preluate să fie închise. Din punct de vedere legal, dar și de business, a fost necesară integrarea farmaciilor preluate în imaginea și brandul Help Net. De asemenea, s-a urmărit păstrarea clienților și reoreintarea acestora către noul concept. Nu mai vorbim aici de provocările din perspectiva datelor cu caracter personal”, ne-a explicat Mihaela Scărlătescu, în momentul finalizării fuziunii.

Alături de departamentul juridic au acționat și alte echipe adiacente din grup. Este vorba despre regulatory, financiar, marketing, IT, comercial, M&A, vânzări și HR, administrativ.

Greul a fost dus însă de cei patru oameni care au format nucleul juridic care s-a ocupat de fuziune. „Patru oameni, în care sunt inclusă și eu, au lucrat în echipă pentru o bună coordonare din toate perspectivele: legal și business. Astfel, a existat un team leader care a coordonat toate departamentele implicate: regulatory pentru autorizații și contractare, administrativ pentru pregătirea mobilierului de brand Help Net, financiar și taxe fără de care proiectul de fuziune nu putea fi finalizat, IT pentru partea de sisteme software și case de marcat, HR pentru preluarea angajațiilor în procedurile cerute de lege. Având însă experiența unor fuziuni asemănătoare, organizarea și coorodnarea au fost ireproșabile, acționând ca o echipă de fotbal sudată”, a detaliat  avocata.

Chiar dacă fuziunea a presupus alăturarea a două companii din România, s-a colaborat intens și cu departamentul de Legal al grupului PHOENIX, deoarece un astfel de proiect presupune respectarea procedurilor de guvernanță corporativă, de la aprobarea structurată și detaliată până la raportările periodice pe status.

Tot în anul 2021, un proiect esențial a ținut de digitalizarea și unificarea sistemelor informaționale utilizate de fiecare dintre societăți în plan local. Un astfel de proiect presupune și un local assesement în detaliu, un tur de 360 de grade. Având în vedere numărul mare de departamente la nivel de Farmexim / Help Net, anvergura proiectului este mai mult decât semnificativă.

„La acest proiect, dar și la altele, am colaborat cu echipa de avocați de la Filip & Company și țin să mulțumesc, ca de fiecare dată, lui Cătălin Suliman și lui Silviu Vasile pentru profesionalism, deschidere și discuțiile constructive în contradictoriu pe care le avem”, a mai spus Mihaela Scărlătescu.

Un alt proiect cheie la care s-a lucrat intern este reprezentat tot de dezvoltarea unui nou segment de business pe care PHOENIX Group îl va lansa în curând.

„Rezumând, proiectele cheie ale anului 2021 au ținut de dezvoltarea în piața din România a PHOENIX Group prin modele noi de business, dar și prin adaptarea la digitalizare într-un mod uniform și respectând partea de compliance atât de sensibilă. Și, dacă tot vorbim de compliance și procedurile de etică ale PHOENIX Group, întrucât pandemia ne-a blocat în anul 2020 trainingurile adresate anagajaților, anul trecut am avut dificila misiune de a realiza traininguri interactive în mediul online – cu grupe de câte 30 de persoane. Deși este complicat să îi ții antrenați și atenți în acest mediu virtual, feedback-urile colegilor au fost foarte bune, deschiderea lor fiind o dovadă pentru noi că departamentul juridic este implicat în activitatea echipelor operaționale”, a menționat director juridic al Farmexim & Help Net intervievat de In-House Legal.

În cadrul activității desfășurate de departamentul juridic, „greul” a fost dus de segmentele Day-to-Day business și regulatory. „Cu titlu de exemplu, dacă în anul 2020 numărul de solicitări de consultanță adresate departamentului juridic (tickete) a fost de 2.850, până în luna noiembrie 2021, avem deja 4.522 de tickete. Am constatat că în pandemie atât legislația de reglementare a industriei farmaceutice cu aplicabilitate pacienților (retailul farmaceutic), cât și operatorii de retail farmaceutic au căutat soluții să debirocratizeze accesul pacienților la medicamente (Ex: rețeta compensată se putea prezenta și electronic în farmacii, testarea COVID în farmacii etc.)”, a subliniat jurista.

Mihaela Scărlătescu a subliniat faptul că întreg departamentul juridic, la nivel de managment, a avut setate propriile obiective pentru anul 2021.  „În ce privește poziția de director juridic, obiectivele mele au constat în: asigurarea unei echipe de legal eficientă, cu o valoare profesională înaltă, proactivă si inovativă;  respectarea bugetului cu saving și creșterea nivelului de apreciere al „clienților” în ceea ce privește comunicarea cu departamentul juridic și modul de îndeplinire al taskurilor de legal (opinii juridice, negocieri contracte, consultanță). Întotdeauna am opinat că departamentele comerciale, logistice și operaționale, dar și restul departamentelor de suport trebuie să apeleze la departamentul juridic cu încredere, dar și cu plăcerea unei comunicări constructive. Nu în ultimul rând, un obiectiv asumat încă de la sfârșitul anului 2020 a fost internalizarea poziției de DPO, proiect cu un grad de dificultate ridicat prin prisma activităților societăților (retail farmaceutic, distribuție farmaceutică, licitații publice etc.)”, a completat interlocutoarea In-House Legal.

Grupul în care activează Mihaela Scărlătescu este unul în continuă dezvoltare, iar proiectele noi fac parte din agenda de lucru obișnuită a echipei pe care o coordonează.

La ora actuală, Departamentul Juridic include 13 oameni, împărțiți în patru echipe: comercial, suport și M&A, litigii, GDPR și compliance.

„Numărul optim de juriști raportat la industrie, realitățile pieței și creșterea exponențială a numărului de solicitări din partea celorlalte departamente ar trebui să fie mai mare. Însă, la acest moment, lucrăm la foc continuu în aceeași formulă, urmând să mai includem un coleg pe parte de GDPR, acolo unde activitatea a fost internalizată. Am doar cuvinte de laudă și mulțumire pentru echipa fără de care eu nu aș putea să fiu cine sunt, ei sunt cea de-a doua mea familie, a cărei încredere îmi doresc să o fi câștigat”, a concluzionat Mihaela Scărlătescu.