Anul 2023 a fost ca un veritabil carusel juridic, profesioniștii din avocatură fiind puși în fața multor provocări. Mihaela Scărlătescu, Head of Legal and Compliance Director la Farmexim & Help Net, parte a PHOENIX GROUP, caracterizează etapa care tocmai s-a încheiat ca fiind una cu răsuciri, înălțări și căderi din foarte multe direcții. „Important este că ajungem la linia de finish, și ajungem bine. Cu rezultate pozitive. A fost un an cu accent pe compliance și corporate governance rules audit pentru societățile ce fac parte din Grupul Pheonix, auditurile fiind atât interne, cât și externe din partea partenerilor noștri”, subliniază avocatul.

Privind în urmă, la tot ce s-a întâmplat pe parcursul anului trecut, Mihaela Scărlătescu apreciază că proiectele cheie din 2023 au fost auditurile de compliance, care au necesitat un număr mare de resurse, dar și o experiență specifică în abordarea și susținerea unui audit extern pe parte de compliance din partea unui partener extern, producător important de medicamente, exigența unui astfel de audit fiind de notorietate și specifică industriei farma.

„De asemenea, în perspectiva proiectelor cheie din anul 2023 putem menționa: proiecte de eficientizare a infrastructurii logistice a părții de distribuție, atât din punct de vedere a rețelei actuale, cât și din perspectiva obiectivelor de respect față de climă pe care Phoenix își dorește să le atingă inclusiv în România. În acest context, eficientizarea numărului de depozite și a rutelor de transport fără a afecta însă și clienții, respectiv pacienții, a fost o provocare pentru departamentul juridic, proiectul fiind finalizat cu succes la acest moment. În mod particular, fiind parte a unui grup german, și societățile din România au fost afectate de legea germană privind obligația de diligență în lanțul de aprovizionare, având astfel un proiect de implementare a acestui act normativ, destul de strict și în plan local. Nu în ultimul rând, în acest an am avut pe rol și câteva dosare de instanță de anvergură, „frumoase” cum spunem noi avocații, unele ajungând la acest moment la Înalta Curte de Casație și Justiție pentru dezlegarea unor chestiuni de drept, iar acest lucru înseamnă că munca noastră se face auzită”, completează interlocutoarea ^BizLawyer.

Descoperă oportunitățile de recrutare de pe LegiTeam! GRATUIT.

La nivelul Departamentului Juridic, activitatea „day-to-day business” a cunoscut o creștere spectaculoasă, pe parcursul anului trecut, numărul de tichete din partea clienților interni majorându-se cu 30% la acest capitol.

„Considerăm că, având parte de activitate de retail la nivel național, resimțim perioada de pandemie inclusiv în interacțiunea cu clienții, situație care, așa cum spun și datele oficiale cu privire la starea de siguranță a oamenilor post pandemie, a devenit îngrijorătoare”, explică Mihaela Scărlătescu.

În ceea ce privește proiectele specifice, pe zona de compliance, echipa de juriști a avut atât audituri externe din partea unor parteneri importanți, producători de medicamente, cât și audituri interne, conformitatea fiind o prioritate și cultura organizațională în cadrul celor trei societăți pe care Mihaela Scărlătescu le coordonează juridic.
 
Totodată, și parteneriatele pe segmentul de reprezentare a producătorilor pe teritoriul României s-au tradus în proiecte cu volum mare de muncă și grad ridicat de complexitate.

„Colaborările cu firmele de avocați au fost acolo unde proiectele sunt complexe sau noi, ca echipă juridică, suntem prea implicați și putem deveni subiectivi. În astfel de spețe solicităm avocaților noștri externi o a doua opinie. În 2023, nu am derulat o selecție de avocați pentru day to day bussines, întrucât avocații noștri „de casă” ne cunosc bussinesul, sunt dinamici, proactivi și discuțiile noastre sunt constructive și cu rezultate optime. Am avut însă o selecție de avocați pe concurență pentru un potențial proiect de M&A. De altfel, în 2023 am fost implicați într-un proces de M&A care însă nu s-a finalizat în cele din urmă, dar volumul de muncă a fost unul imens. Am colaborat pe acest proiect cu două case de avocatură: Schoenherr și NNDKP. Despre contribuția Departamentului Juridic pot să spun că este importantă, întrucât, privirea de inhouse și analiza impactului juridic al unui proiect face casă bună cu experiența specializată și multitudinea de proiecte de anvergură ale avocaților externi. În aces sens, importante sunt de ambele părți, atât departament juridic cât și echipă de consultanți externi, comunicarea, ascultarea, dar și gradul de înțelegere și încredere.”, precizează interlocutoarea ^BizLawyer.

Departamentul Juridic gestionează trei companii

În ceea ce privește departamentul pe care îl coordonează, Mihaela Scărlătescu menționează faptul că are un număr de profesioniști similar cu al unei echipe de fotbal.

Cei 11 experți gestioneaza trei companii care asigură din punct de vedere juridic suportul pentru întregul lanț de distribuție al produselor farmaceutice și parafarmaceutice, de la producător până în farmacie, plus serviciile logistice sau speciale de reprezentare a producătorilor  aferente. „Și când spun că asigură suportul, îl asigură pe tot, colaborarea cu avocații externi reprezentând într-un an 10% din volumul de muncă. Mă mândresc cu o echipă de profesioniști ai domeniului juridic, câțiva dintre ei chiar au nivel de excelență și sunt onorată să lucrez alături de ei. Cât despre numărul optim de juriști, cumva va fi mereu o dihotomie între nevoie și resurse, însă ceea ce ne dorim să obținem este asigurarea unui mediu de lucru în care urgențele să nu devină o regulă, profesia de jurist presupunând și timp de gândire, dar și mai improtant timp de pregătire profesională, care trebuie să fie continuă”, susține avocatul.

În ultimii trei ani, în cadrul Departamentului Juridic s-a realizat o reașezare a echipei în funcție de dinamica și volumului tipului de solicitări (comercial, litigii, concurență etc).

„Această reașezare va urma și în anul 2024 astfel încât să asigurăm eficiență în serviciile juridice pe care le oferim clienților interni și să ajustăm cât mai corect timpul dedicat proiectelor. În plus, am realizat într-o discuție cu echipa că ei nu își doresc să lucreze doar pe o anumită arie, pentru că intervine rutina, așa că avem în plan să ne „autoprovocăm” cu dobândirea de experiențe noi, astfel încât învățând unii de la alții, împreună să devenim cât mai „compleți profesional””, încheie Mihaela Scărlătescu.  

Citește și
→ Pentru avocații interni de la Farmexim & Help Net, cele mai mari volume de muncă au fost generate anul acesta de proiecte de Employment, chiar dacă recentele modificări aduse Codului Muncii nu au constituit o provocare. Mihaela Scărlătescu, Head of Legal and Compliance Director: Directiva transparentizării salariale va fi o provocare reală. În lipsa unor motive temeinic justificate și obiective, va crea probleme atât angajatorilor, cât și angajaților

→ LadyLawyer | Mihaela Scărlătescu, Head of Legal and Compliance Director la Farmexim & Help Net, parte a PHOENIX GROUP: Îmi place să fiu pioner într-un domeniu strict reglementat. Văd femei frumoase și profesiniste în instanță, văd femei minunate conducând departamentele juridice ale unor companii mari și văd femei activînd în domeniul juridic cu responsabilitate și bucurie